BENTUK- BENTUK MANAJEMEN RUANG LINGKUP PROYEK

BAB I

MANAJEMEN PROYEK

1.1 Pengertian

Manajemen telah banyak disebut sebagai “seni unruk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajemen mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan – pekerjaan itu sendiri.

Manajemen memang mempunyai pengertian lebih luas dari pada itu, tetapi definisi tersebut memberikan kenyataan kepada kita bahwa kita berutama mengelola sumber daya manusia, bukan material atau financial. We are managing human resources. Selain manajemen mencakup fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusun personalia (penarikan, seleksi, pengembangan pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja), pengarahan (motivasai, kepemimpinan, integritas, dan pengelolaan konflik) dan pengawasan.

Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataannya tidak ada definisi yang yang digunakan secara konsisten oleh semua orang. Seperti yang dikemukakan oleh Stoner ebagai berikut :

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Dari devinisi diatas terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses bukan seni. Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan dan keterampilan pribadi. Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan keahlian atau keterampilan khusus mereka. Harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang mereka inginkan.

Proses tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengwasan.

1.2 Unsur-Unsur Manajemen

Komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsistem terkait satu dengan yang lain dalam suatu rangkaian yang membentuk sistem Fungsi dan efektifitas sistem dalam usaha maencapai tujuannya tergantung dari ketepatan susunan rangkaian atau struktur tehadap tujuan yang telah ditentukan.

a. Bersifat Dinamis

Sistem menunjukan sifat yang dinamis, dengan prilaku tertentu. Prilaku sistem umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukkan (input) menjadi hasil (output ).

b. Sistem Terpadu Lebih Besar Daripada Jumlah Komponen-komponennya

Bila elemen atau bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka akan terjalin satu sistem terpadu yang lebih besar dari pada jumlah bagiannya.

c. Mempunyai Arti yang Berbeda

Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.

d. Mempunyai Sasaran yang Jelas

Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku suatu sistem dan bagiannya.

e.Mempunyai Keterbatasan

Disebabkan oleh factor luar dan dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungan, sedangkan factor dari dalam adalah keterbatasan sumber daya.

1. Siklus dan Proses system

Aspek penting dari pendekatan system terletek pada siklus system dan prosesnya, yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama system masih aktif.

a. Penahapan Dalam Siklus Sistem

Proses mewujudkan sisrtem untuk keperluan operasi atau produksi sampai siklus system berhenti berfungsi dikelompokan menjadi beberapa tahap yang dibedakan atas jenis kegiatan yang dominant.

1. Siklus Sistem dan Siklus Biaya

Dalam rangka mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik, maka perlu penilaian menyeluruh terhadapsistem yang bersangkutan. Yang dinilai adalah karakteristik system yang dijabarkan sebagai parameter, spesifikasi,dan criteria terhadap biaya yang diperlikan. Siklus biaya (life cycle cost), mencakup semua biaya yang diperlukan selama periode siklus system, yaitu dari penelitian dan pengembangan, desain engineering, manufaktur dan kontruksi, sampai pada opersai atau produksi atau utilisasi dan pemeliharaan.

BAB II

ORGANISASI PROYEK

2.1. Konsep Organisasi

Bentuk lain dari pembagian atau pengelompokan teori-teori organisasi adalah konsepsi prespektif yang ditemukan oleh Edgar Huse dan James Bowditch. Pada aslinya konsep perspektif ini digunakan kelompok manajemen didekati dari teori system. Akan tetapi inti pembahasannya dapat dipergunakan pula untuk bahasan-bahasan organisasi.Itulah sebabnya berikut ini dikemukakan konsep prespektif tersebut.

Prespektif I

Intinya sama dengan paham tradisional yang melihat organisasi atau manajemen dari prespektifrancangan yang berstruktur. Aliran-aliran prespektif ini hanya memikirkan isu-isu tentang bagaimana organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi yang seharusnya dijalankan , siapa yang seharusnya menjadi pemimpin dan bawahan, dan gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan.

Ada tiga komponen yang mempunyai sejarah, yaitu :

1. Aliran prinsip-prinsip universal dari manajemen atau organisasi.

2. Aliran struktural.

3. Aliran manajemen ilmiah.

Aliran Prinsip Universal, berpijak pada pendapat henri Fayol yang menyatakan bahwa sesuatu organisasi itu diatur berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :

1. Adanya pengembangan kerja

2.Adanya otoritas dan tanggung jawab

3. Adanya disiplin

4.Adanya kesatuan komando

5.Adanya kesatuan pengarahan

6.Adanya system pengkajian

7.Adanya sentralisasi

8.Adanya jenjang pengawasan

Aliran Strukrural, berdasarkan pondapat dari Max Weber, organisasi suatu tatanan birokrasi yang berstruktur yang melangsungkan kegiatannya sesuai dengan aturan-aturan.

Aliran Manajemen Ilmiah, yang dipelopori oleh Frederick W Taylor memberikan lebih banyak penekanan pada pengukuran kerja yang dilakukan oleh para pekerja dibandingkan dari prinsip-prinsip organisasinya sendiri.

Prespektif II

Huse dan Browdrich menanamakan prespektif ini dengan aliran pekerjaan (work-flow). Operasi ini mempergunakan teknik-teknik yang kemudian dikenal sebagai riset operasional. Adapun cirri-ciri dari riset operasional ini antara lain :

1.Melakukan formulasi persoalan

2.Menyusun konstruksi model matematis untuk menampilkan suatu system yang sedang dipelajari

3.Menarik suatu kesimpulan dari model yang disusun tersebut

4.Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan yang ditarik model tersebut

5.Menetapkan control atas kesimpulan-kesimpulan yang diambil

6.Mengambil kesimpulan itu untuk melaksanakan implementasi

Prespektif III

Prespektif ini dinamakan prespektif kemanusiaan (the human prespective). Pandangan pemikiran dalam prespektif ini ialah menekankan bahwa unsur manusia dalam setiap kerja kelompok dirasakan lebih penting dari pada sekedar struktur dan hirarki yang membentang pada setiap jajaran organisasi.

Ada tiga unsur yang menonjol sebagai komponen dari perspektif kemanusiaan ini. Ketiga komponen itu antara lain :

1. Aliran Hubungan Kemanusiaan ( Human RelationsSchool )

2. Aliran Pengembangan Organisasi ( OrganizationalDevelopment School )

3. Aliran Pemikiran Multidimensional ( The Multidimensional Theorists )

2.2 Prinsip – Prinsip Organisasi

Ciri-ciri organisai yang baik :

1. Adanya tujuan yang jelas.

2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang.

3. Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi.

4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi

5. Adanya struktur organisasi.

6. Adanya jaminan jabatan tersebut.

7. Adanya koordinasi.

Beberapa prinsip dasar penting yang dapat disimpulkan dari pendapat para tokoh manajemenmodern adalah sebagai berikur :

1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat (peranan, prosedur, prinsip).

2. Manajemen harus sistematuk, dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati.

3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.

4. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja tehadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.

2.3. Bentuk-Bentuk Organisasi

Agar proses diatas berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam bentuk struktur organisasi. Struktur organisasi formal akan menunjukan hal-hal berikut :

1.Macam-macam pokok kegiatan organisasi

2.Pembagian menjadi kelompok atau subsistem

3.Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan

4. Pengaturan kerjasama, jalur pelopor, dan komunikasi, meliputi jalur vertikal dan horizontal

Bentuk struktur formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area,, dan matriks.

2.3.1 Organisasi Fungsional

Disebut organisasi fungsional karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi unit berdasarkan fungsinya. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki strutur piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut :

1. Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan

2.Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.

3.Arus informasi dan pelaporan bersifat vetikal.

4.Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan petunjuk pelaksana.

5.Mekanisme koordinasi perunit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan.

Keuntungan-keuntungan organisasi fungsional :

1.Memudahkan pengawasan karena personil melapor hanya kepada satu atasan.

2.Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya.

3.Konsentrasi personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan.

4.Penggunaan sumber daya yang efisian sebai akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang.

5.Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal dan mutu produk.

Kesulitan yang Dihadapi

Sesuai dengan maksud pembentukannya,struktur fungsional ditujukan untuk menangani kegiatan atau masalah yang dapat diantisipasi dan diklasifikasi. Kesulitan yang dihadapi biasanya keterbatasan struktur fungsional, ialah :

1.Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran masing-masing bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh.

2.Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan keputusan, hal ini memungkinkan terjadinya distorsi informasi dan urgensi.

3.Sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak pihak diluar organisasi.

4.Kurangnya jalur komunikasi horizontal.

2.3.2. Organisasi Produk dan Area

Penyusunan struktur organisasi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan usahanya menagani berbagai macam produk, didasarkan atas orientasi produk. Ini terjadi bilaman perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional.

2.3.3. Organisasi Matriks

Bila struktur organisasi mempunyai jalur pelaporan dan arus kegiatan vertical, maka pada organisasi matriks disamping jalur formal vertical terdapat pula jalur formal horizontal.

2.3.4. Organisasi Proyek

Telah disebutkan sebelumnya bahwa organisasi adalah sarana untuk mencapai tujuan. Adapun unsur-unsur konsep manajemen proyek yang berkaitan erat dan perlu dicerminkan dalan struktur organisasi berkisar pada :

a. Arus vertical disamping horizontal

b. Penaggung jawab tunggal atas terselenggaranya proyek

c. Pendekatan dalam perencanaan dalam implementasi

Pendekatan yang diperlukan untuk membahas struktur organisasi proyek dalam dengn mengindentifikasi dan menganalisis struktur organisasi yang digolongkan menjadi :

a. Organisasi proyek fungsional ( OPF ) dengan variasinya, yaitu organisasi proyek koordinator ( OPK ).

b. Organisasi proyek murni ( OPMi )

c. Organisasi proyek matriks (OPM )

Kelemahan atau kekurangan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukan. Sebagai contoh, tidak menunjukan seberapa besar wewenang dan tanggung jawab setiap manajerial, tidak menunjukan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi.

SISTEM, INFORMASI DAN MANAJEMEN

Walaupun kenyataan sudah menunjukkan bahwa computer adalah alat untuk mengolah data, namun banyak manajer beranggapan computer adalah unsur inti dalam suatu sistem informasi. Sikap ini melebihkan nilai computer dan mengkaburkan peranannya. Peranan dari sebuah computer adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan-keputusan dan untuk operasi perencanaan (planning) dan pengendalian (control).

SISTEM secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu set unsur-unsur yang tergabung menjadi satu untuk suatu tujuan bersama. Semua sistem merupakan bagian dari sistem-sistem lain yang lebih besar. Pada suatu organisasi proyek, organisasi itulah sistemnya dan bagian-bagiannya adalah departemen-departemen/bagian-bagian/biro-biro dalam proyek itu sebagai sub sistemnya. Integrasi dari sub-sitem-sub-sistemnya diusahakan melalui penukaran (interchange) informasi.

INFORMASI perlu dibedakan dengan pengertian DATA, dan perbedaan ini harus jelas dan adalah penting untuk maksud sistem informasi manajemen. Data adalah kenyataan dan angka-angka yang sedang tidak dipakai dalam suatu proses pengambilan keputusan, dan data biasanya berbentuk “historical records” yang dicatat dan disimpan tanpa maksud segera digunakan/dikeluarkan untuk pengambilan keputusan. Informasi terdiri dari data yang sudah diperoleh kembali (dari records), dan telah diolah atau digunakan untuk maksud-maksud informatif atau kesimpulan, ataupun sebagai dasar untuk prediksi atau pengambilan keputusan.

MANAJEMEN telah diartikan dalam berbagai pengertian, tetapi dalam pembahasan ini manajemen terdiri dari proses-proses atau kegiatan-kegiatan yang mengutamakan apa yang dilakukan manajer-manajer dalam mengoperasikan organisasi yang dipercayakan kepadanya; yakni operasi-operasi perencanaan, pengorganisasian, inisiatif dan pengendalian. Manajer merencanakan dengan menetapkan strategi dan tujuan serta memilih arah tindakan yang terbaik agar rencana-rencana itu dapat tercapai. Manajer mengatur tugas-tugas juga menyelesaikan tugas-tugas itu dalam kelompok-kelompok yang kompak serta mengatur pelimpahan wewenang-wewenang. Kemudian manajer mengendalikan prestasi/performa dari pekerjaan dengan menentukan standar-standar performa serta mencegah penyimpangan-penyimpangan terhadap standar-standar tersebut.

Membangun Strategi SI/TI, Menetapkan Proses Yang Efektif

Membangun strategi SI/TI dimaksudkan sebagai berpikir strategis dan merencanakan manajemen jangka panjang yang efektif serta pengaruh optimal informasi dalam segala bentuk: Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dengan menggunakan sarana manual dan sistem komputer, teknologi komputer dan telekomunikasi. Termasuk di dalamnya aspek organisasi dari manajemen SI/TI.

Lederer dan Sethi mendefinisikan membangun strategi SI/TI sebagai suatu proses memutuskan sasaran organisasi SI/TI dan mengidentifikasikan aplikasi SI/TI potensial yang harus diimplementasikan oleh organisasi secara keseluruhan. Perspektif lanjut, yang mendukung hubungan erat antara bisnis dan strategi SI “ Strategi SI membawa bersama tujuan bisnis perusahaan, pemahaman mengenai informasi yang diperlukan untuk mendukung tercapainya tujuan, dan implementasi sistem komputer untuk menyediakan informasi yang dimaksud. Membangun strategi SI/TI merupakan rencana untuk membangun sistem menuju visi masa depan dari peran SI dalam organisasi. Definisi lebih baru, yang cocok dengan pendekatan buku ini, adalah “proses mengidentifikasi portofolio aplikasi berbasis komputer untuk diimplementasikan, yang keduanya diselaraskan dengan strategi perusahaan dan memiliki kemampuan untuk menciptakan keunggulan atas para pesaing.

Sasaran umum bagi organisasi yang memakai proses strategi SI/TI adalah:

Penyelarasan SI/TI dengan bisnis guna mengidentifikasikan di mana SI/TI memberi kontribusi paling besar, dan penentuan prioritas investasi;

Memperoleh keunggulan kompetitif dari peluan bisnis yang diciptakan dengan memanfaatkan SI/TI;

Membangun infrastruktur masa depan yang fleksibel dan hemat biaya;

Memperkuat sumber daya dan kompetensi dalam memanfaatkan SI/TI dengan sukses di organisasi.

Bab ini berkenaan dengan menetapkan kerangka kerja dan proses untuk membangun strategi SI/TI, yang diasumsikan terintegrasi secara erat dengan strategi bisnis, dan agar efektif, harus merupakan proses yang berkelanjutan, dengan aliran deliverables yang menyambung dengan luaran pemikiran dan perecanan strategi bisnis.

Apabila proses formulasi strategi SI/TI belum ditetapkan, mungkin diperlukan untuk mengambil inisiatif dalam satu atau lebih area bisnis, untuk membangun pengembangan kesadaran mengenai pentingnya memberikan manfaat nyata kepada bisnis melalui aplikasi SI/TI dalam mendukung kebutuhan kritis bisnis, dan untuk mencapai transisi dalam rentang waktu yang dapat diterima. Hal ini juga menawarkan peluang untuk memastikan metoda perencaan kuno diakhiri, dan pendekatan yang lebih baik, lebih komprehensif digunakan. Proses ini harus mengenalkan bidang pengetahuan yang diperlukan, kendali dan teknik baru, menetapkan hubungan yang lebih baik, dan identifikasi tugas dan tanggun jawab dan sekaligus mendefinisikan kebutuhan sumber daya perencanaan. Namun demikian, segera setelah itu, proses strategi SI/TI membutuhkan utuk menjadi bagian integral dari pengembangan strategi bisnis, rencana bisnis dan implementasi selanjutnya.

Salah satu argumen yang paling memaksakan untuk integrasi bisnis dan formulasi strategi SI/TI adalah keterbatasan sumber daya bisnis dapat dialokasikan dalam cara yang logis untuk rencana dan strategi yang secara kolektif akan memberian manfaat bagi bisnis.

Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan

dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang

baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang

diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen

puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari

manajemen puncak tersebut.

3.2.1. Kebijakan Sistem

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh

manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih

kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang

lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)

3.2.2. Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-

kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari :

perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang

(periode sampai 5 tahun).

Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,

departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

3.2.3. Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses

utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem

Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu,

umur ekonomis, peraturan yang berlaku)

Menetukan prioritas proyek-proyek sistem

Membuat laporan perencanaan sistem

Meminta persetujuan manajemen

1. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

Persiapan ini meliputi :

Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan

yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)

Mengumumkan proyek pengembangan sistem

1. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling

layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :

Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem

Melakukan studi kelayakan

Menilai kelayakan proyek sistem

Membuat usulan proyek sistem

Meminta persetujuan manajemen

III_Manajemen Proyek Sistem Informasi

3.3. Perkiraan Proyek Sistem Informasi

Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam

pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat

dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi

dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal,

lingkungan) yang mempengaruhinya.

Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan

pilihan sebagai berikut :

Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek

Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama

Menggunakan teknik dekomposis

Menggunakan satu atau lebih model empiris

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian

yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang

diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

1. Grafik Gantt

Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas

(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif

tugas-tugas yang dikerjakan.

2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang

kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan

jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah

dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :

- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas

- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis

- Mudah menentukan waktu kendur

3. Penjadwalan proyek berbasis komputer

menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan.

Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer

Associates’ CA-Super Project.

III_Manajemen Proyek Sistem Informasi

Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku

yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :

1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis

dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.

2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan

mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).

3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk

mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).

4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.

5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang

dikaitkan dengan penggunaan produk

PENYAJIAN INFORMASI DAN LAPORAN

Dalam melaksanakan manajemen proyek diperlukan komunikasi yang cukup intens, sebab komunkasi ini dapat diibaratkan sebagai minyak pelumas yang memperlancar gerak proyek menuju sukses. Penyampaian komunikasi secara baik perlu diatur dan ini jelas akan merupakan bagian dari sistem informasi manajemen dalam proyek tersebut. Maka menjadi teramat penting untuk memperhatikan PENYAJIAN INFORMASI-INFORMASI tersebut. Presentation of information sangat penting agar berbagai pihak dalam proyek dan di luar organisasi proyek benar-benar memperoleh informasi yang berguna.

Komunikasi lisan dilakukan dalam rapat-rapat, dimana masalah agenda, risalah dan lain-lain cara penyajian yang digunakan perlu mendapat perhatian. Dalam komunikasi yang tertulias kita kenal teknik-teknik penyajian seperti charts, bagan-bagan, table-tabel dan lain-lain. (graph/curve, bar chart, column, mixed/combination chart, circle chart). Laporan-laporan menduduki tempat yang penting dalam penyajian informasi ini.

Penyajian informasi kepada manajemen dan staf pada semua tingkat, memerlukan pemikiran, kesabaran dan pengamqan oleh manajer proyek dan/atau stafnya. Salah satu hal yang perlu diingat adalah, bahwa penyajian itu harus disesuaikan dengan tingkat manajemen yang akan menerima informasi itu, misalnya top-departemen, tingkat manajer fungsional/departemen, manajer operasional dan lain-lain.

Unsur-unsur informasi manajemen pada proyek-proyek yang penting adalah : • Perbandingan (rasio) biaya terhadap anggaran. • Perbandingan (rasio) kemajuan proyek terhadap rencana/jadwal.

Dalam manajemen banyak digunakan rasio-rasio untuk indikator-indikator. Rasio lebih memberikan arti daripada angka-angka yang berdiri sendiri, sehingga rasio-rasio semacam ini dapat membantu pimpinan dalam : • Menganalisa situasi dalam perencanaan. • Memonitor hasil kerja (performance) dalam perencanaan.

Dengan menggunakan rasio-rasio itu, manajemen dapat mengambil tindakan yang relevan dangan problema yang ada dan terhindar dari kemungkinan tindakan yang tidak relevan.

Unsur-unsur informasi manajemen lain adalah antara lain : • Perkiraan biaya yang akan dihadapi. • Perkiraan penyelesaian bagian-bagian proyek. • Masalah-masalah yang timbul.

Dalam menyajikan informasi mengenai hal-hal yang berulang terjadi misalnya progress bulanan atau pekanan, maka kerap kali bukan lagi masing-masing angka yang penting, tetapi lebih diperlukan fluktuasi-fluktuasi itu dirubah menjadi suatu laju (trend), misalnya dengan menunjukkan “angka rata-rata yang bergerak” (moving averages)

Walaupun penggunaan table-tabel, grafik-grafik/charts dan lain-lain gambar akan mempermudah proses mengambil keputusan oleh manajemen, namun ini tidak berarti bahwa penyajian informasi tidak lagi perlu adanya laporan tertulis. Tetapi singkat serta senantiasa memperhatikan tingkat-tingkat manajemen yang menerimanya.

Tidak ada manajer yang ingin menghabiskan waktunya untuk menelusuri laporan yang panjang dan ternyata menemukan posisi keadaan tidak diuraikan secara jelas pada bagian akhir laporan tersebut, sedangkan sebenarnya keadaan sudah mendesak agar segera diambil keputusan-keputusan oleh manajer proyek. Umpan balik (feedbacks) dan pengendalian (control) di dalam tubuh proyek berkaitan erat dengan sistem informasi pada manajemen proyek sendiri